הבהרה: המאמר מבוסס על הרצאתו של צור שריקי, מנכ"ל עמותת רופאי חלום, עבור מנהלי עמותות שהתקיימה בסמוך לפרוץ מלחמת חרבות ברזל. תודתנו נתונה לצור על ההתגייסות המהירה והערך הרב שהביא למשתתפים!
מצבי חירום יכולים ללבוש צורות שונות בדמות אסונות טבע, משברי בריאות הציבור, מלחמות או סכסוכים אלימים. בשנים האחרונות, אירועי חירום משמעותיים כמו מגיפת הקורונה למשל, לימדו אותנו שמצב חירום מאופיין באי ודאות והתפתחות מהירה של הנסיבות: עלייה בביקוש לשירותים קריטיים, שינוי בפעילות השוטפת ותחרות על משאבים. כל אלו מדגישים את חשיבות היערכות העמותות מראש ובכל זמן לאורך מצבי החירום.
עמותות בחירום – מאסון לחזון
בניהול עמותות התפרצות מצב חירום, על אף שהוא מאתגר מטבעו, יכול להביא ליתרונות פנימיים וחיצוניים. מבחינה פנים ארגונית, מצב חירום מטפח לעתים קרובות תחושות אחדות ומשמעות בקרב חברי העמותה, ההנהלה והעובדים. מבחינה חוץ ארגונית, מצב חירום יכול לחזק את הקשר של הארגון עם מחזיקי העניין שלו. תורמים, תומכים והקהילה מתגייסים לרוב מאחורי עמותות במהלך משברים, מתוך הכרה בתפקיד החיוני שהן ממלאות.
הנראות המוגברת הזו יכולה להוביל להגדלת התרומות, למעורבות בהתנדבות ולתמיכה ארוכת טווח. מנקודת מבט ארגונית, מצב חירום יכול להפוך להזדמנות לצמיחה.
מספר יעדים מניעים את התהליך:
- משיכת תורמים בחירום כך שיתרמו גם בשגרה.
- חיזוק הקשרים עם התורמים הקיימים: הפגנת מחויבות הארגון הן לפעילויות הרגילות והן לתגובות חירום בונה אמון, ומגבשת את הקשר עם התורמים.
- הכרה מהשותפים שהארגון יודע לפעול גם בעת חירום משפרת את המוניטין של ופותחת דלתות לשיתופי פעולה עתידיים.
גיוס כספים לעמותה ממוקד לזמן משבר
בעיתות משבר, לשמירה על המיקוד יש חשיבות עליונה. כל משבר מזמין הערכה מחדש של הסיפור שהארגון מספר על תפקידו, מדוע הארגון קיים. היכולת שלכם לבטא צורך ותגובה משכנעים במצבים אלו חשובים כדי להבטיח נוכחות רלוונטית במרחב הציבורי בזמן המשבר.
בשלב הראשוני, עלינו להעריך את ההתאמה בין מצב החירום שעל הפרק לבין משימת הליבה של הארגון. בחנו אילו פעילויות נדרשות כרגע שתואמות באופן טבעי את מטרות העמותה. חיזרו למטרות היסוד של העמותה ובידקו את האפשרויות לאורן. חישבו איך ניתן לעשות שימוש יעיל של הנכסים שלכם, למשל מקום פיזי, כוח אדם ומתנדבים, ידע ולוגיסטיקה.
בשלב השני, הגמישות הופכת מכרעת. ייתכנו מצבים בהם יצוצו הזדמנויות לגיוס כספים למטרות שאינן תואמות באופן מושלם את יעדיה המקוריים של העמותה. היכולת לצאת באופן שקול מאזור הנוחות של העמותה גם היא הכרחית.
במילים אחרות, עמותות צריכות לבחון היטב את החזון והיכולות שלהן, ולרתום אותם לצרכים המתעוררים. כך שהארגון יישאר ממוקד ביעדי הליבה שלו תוך הרחבה סבירה של הפעילות כדי להתמודד עם אתגרי המשבר.
שיתופי פעולה בעמותות – בחירום חשוב עוד יותר!
בחירום, ההמלצה היא שרוב הפעילות תעשה בשותפות עם ארגונים נוספים. שיתופי הפעולה מאפשרים לצאת לשטח באופן מיידי במשאבים מוגבלים. יש לכך שתי סיבות:
- קל יותר לגייס משאבים לפעילות שכבר הוכיחה יכולות. ברגע שהארגון נמצא בשטח, הוא יכול לגייס תורמים בקלות רבה יותר.
- הפעילות בשטח נותנים לכם מידע מהימן ומאפשרת לתקשר מאמצים וצרכים בצורה יעילה לתורמים.
כלי לגיוס כספים במשבר – תיק חירום
תיק חירום מטרתו לייצר פעילות בשטח בטווח הקצר והמיידי, ובמקביל להפעיל מערכת גיוס כספים ושיווק.
תיק החירום יכלול טקסטים קצרים, בתוספת מדיה רלוונטית, המבטיחים העברת מידע קריטי: שם הפרויקט, זהות ארגונית, קהל יעד ברור, הצורך שזוהה, הפתרון שניתן ועדויות שנותנות תוקף לצורך. בנוסף גם השותפים המעורבים, פרטים לוגיסטיים ועלויות נלוות.
התיק נתון לשינויים והתאמות תכופות ולכן נדרש אדם שינהל אותו וגורם מוביל בארגון שיעזור בקבלת החלטות.
איך תורמים לנו?
תיק החירום אמור לכלול בתוכו את כל הדרכים לתרומה מהארץ ומחו"ל. פישוט תהליך התרומה הוא המפתח לגיוס כספים יעיל במהלך משבר. יש לקחת בחשבון שיקולים טכניים ורגולטוריים:
הדרך הנגישה ביותר לציבור הרחב היא תרומות בכרטיסי אשראי. מינוף פלטפורמות תרומות ידועות כמוJgive, Charidy ו-Causematch, מייעל את תהליך הגיוס, מספק נוחות לתורמים.
בנוסף יש לוודא שקיימת תשתית מוכנה להכרה במס והעברת תרומות הן מהארץ והן מחו"ל, ככל הניתן. לארגון שאין אישורים נדרשים, מומלץ לבחון מראש שותפויות עם עמותות אחרות שיודעות לקלוט תרומות גדולות.
מחקר, גם במשבר
מידענות ומחקר ממלאים תפקיד חיוני בגיוס כספים, ממעקב אחר פרסומים במדיה דרך כלים כמו Google Alerts ועד קבוצות וואטסאפ ושיחות עם מוטבי העמותה שתורמים להבנת המצב בשטח. למרות הדחיפות, אל תוותרו על ביצוע מחקר בסיסי על סביבת הפעילות שלכם, פרויקטים דומים מהעבר ושחקנים משמעותיים שעוסקים בתחום. התייחסו לדברים הרלוונטיים בתיק החירום.
תורמים קיימים ותורמי עבר – מיפוי ראשוני
בזמן משבר, תעדוף נעשה משמעותי גם בגיוס כספים: ההחלטה למי לפנות, איך ומתי.
יש להתחיל עם מאגר התורמים הקיים. עבור אלה שטרם הקימו מאגר, התחילו להכין אחד כזה אפילו טבלת אקסל ראשונית. כל מי שתורם הופך לחלק ממסד הנתונים הזה – כל תורם, כל קשר שיצרתם. השלב השני של המאגר כולל פירוט המידע: סיווג תורמים מגדולים לבינוניים לקטנים ו'שגרירים' (מי שרוצים בטובתכם ויכולים לסייע בפתיחת דלתות מול תורמים). בנוסף אל תשכחו להכין רשימה של חברי עמותה, הנהלה, חברים ועמיתים.
בעת משבר התורמים גם הם מוטרדים וכואבים ויש לתת מקום לכאב המשותף גם בצד שלנו וגם בצד של התורם. לצד זאת הבנת הצרכים הרבים מעלה את ההבנה של התורם שעליו להתגייס לעזור. לכן הבקשה שלנו לעזרה יכולה לבוא עם תחושה של דחיפות וחיבור אישי. אם בניתם אמון עם תורם, אל תפחדו להיות חצופים, הצורך שאתם מבטאים הוא אמיתי!
במצבי חירום, תקשורת מהירה עדיפה על פני התעמקות בקטגוריות, המסרים והפעולות הננקטות צריכות להגיע במהירות לכל מי שנמצא במאגר.
תורמים חדשים – להגיע לגורם שמקבל החלטות
בפנייה לגורם שטרם עבדתם איתו, זיכרו שמאחורי כל ישות פילנתרופית עומד הבעלים או המנהל הרלוונטי בקרנות הגדולות. המטרה הסופית היא להגיע ישירות אליו או לאנשי אמונם. בעזרת פנייה קצרה, קונקרטית, מרגשת ונוגעת ללב שמעוררת תחושת דחיפות וצורך. בעוד שחלק עשויים להרגיש אי נוחות עם החוצפה של פעולות כאלה, אל תירתעו מלנסות. בשעת חירום, אין מקום להססנות, פעלו בנחישות, ואל תתנו להם 'לחשוב פעמיים'. זה בסדר לקבל 'לא' וזה חלק מעבודת גיוס הכספים.
ביצעתי מיפוי, הכנתי תיק חירום – מה עכשיו?
ברמת הקרבה ישנה היררכיה שצריכה להתקיים באופן התקשורת שלך. דיוור במייל הוא הרחוק ביותר ומשמש כנקודת התחלה, ממנו מתקדמים ומתקרבים בהדרגה לקראת צורות תקשורת קרובות ואישיות יותר (פגישת זום, שיחת טלפון או פגישה פיזית). הטלפון נמצא ברמת הקרבה הקרובה ביותר ומכיל את הפוטנציאל להשפעה המשמעותית ביותר. המטרה הסופית היא להעביר אנשים מהקטגוריה של דיוור לאלה שניתן להתקשר אליהם מבלי לחוש אי נעימות.
כדי לצאת החוצה עם גיוס הכספים בזמן משבר, ההסתמכות על שיטות מוכחות היא המפתח. נצלו את הניסיון שלכם והיצמדו למה שאתם יודעים שעובד. שימוש בניוזלטר וטמפלט קבוע, רשתות חברתיות, מיילים, וואטסאפ ועוד.
התמידו בתקשורת ונסו להגיב מהר, ועדות תרומות מתכנסות בתדירות גבוהה, תורמים קטנים מוצפים בבקשות תרומה והחלטות מתקבלות במהירות, פעלו בצורה מסודרת כדי לא לפספס הזדמנויות.
מי עושה את הפנייה?
למי שמספר את הסיפור יש משמעות קריטית שיכולה לעשות את ההבדל במאמצי גיוס התרומות. למנכ"ל שמספר סיפור אישי דרך עיניו וחיבורו לעבודת העמותה ומבקש תמיכה יש השפעה גדולה. חשוב שהסיפור האישי שלו יסופר ובכך יכול להבטיח התחברות ממקום אישי ומסוגלות להגיע למספר רב של תומכים. בנוסף בעת משבר תורמים מוצפים בפניות, הם ירצו לדבר עם הגורם שיודע לספק מידע על הצרכים בצורה המהירה ביותר.
בניית מערכות יחסים – לב ליבו של גיוס כספים
כידוע, אנשים תורמים לא רק לארגון, אלא, באופן משמעותי יותר, בגלל הקשרים האישיים שהם מפתחים עם המנכ"ל או חברי ההנהלה. בעת משבר זהו הזמן לחזור למערכות היחסים שיצרתם ולבקש את עזרת התורמים שבניתם איתם אמון. שתפו אותם במה שעובר עליכם כיחידים וכעמותה, עדכנו בתובנות שלכם אודות תפקידו של הארגון בעת הזאת, אל תתביישו לשתף בצרכים ולבקש את תמיכתם!
זכרו שתורם שתרם לכם בעבר מאמין בחשיבות שלכם, בעת משבר הוא רוצה לעבוד קודם עם הארגונים שהוכיחו את עצמם מבחינתו. לכן מצבכם טוב יותר ביחס למי שפונים אליו בעת הזאת.
תפקיד השיווק – מרכיב חיוני בהצלחת גיוס כספים
לעתים קרובות, שיווק מוערך בחסר בעמותות, אך הוא חלק בלתי נפרד מהצלחת גיוס הכספים. אל תוותרו על הזדמנויות לעורר גאווה בהנהלה, בתורמים ובעובדים של העמותה בעזרת פרסום ההצלחות שלכם בתקשורת, ברשתות חברתיות ובתקשורת פנים ארגונית.
צרו רשימה מקיפה של כתבים שקשורים לנושאי העמותה שלכם. הכינו תבנית להודעה לתקשורת שניתנת להתאמה מעת לעת, אשר מציגה את הנוכחות שלכם ומזמינה בעלי עניין. עדכנו את האתר שלכם ואת הרשתות החברתיות בערך שהצלחתם לייצר אפילו בתקופת משבר.
'היום שאחרי' – שמירה על מערכות יחסים
לאחר מאמצי גיוס כספים מוצלחים, התחייבו לתקשורת קבועה עם התומכים שלכם. חשוב להביע תודה לתורמים קיימים ולשמור אותם מעורבים בפעילויות הליבה שלכם. אל תסתפקו בשליחת מכתב תודה, שילחו הודעת ווטסאפ עם תמונה מרגשת, כיתבו מייל עם עדכון שוטף, הרימו טלפון להתייעצות. מנפו מצבי חירום כדי להפוך תורמים חדשים לתומכים ארוכי טווח. השתמשו בכל אינטראקציה כדי לחזק את ההשפעה של התרומות שלהם ולחזק את הקשר שלהם עם הארגון.
מט"י אימפקט מעמידה לרשותכם צוות יועצים חברתיים בשגרה ובחירום, מוזמנים ליצור איתנו קשר לפרטים נוספים
