מהו חוסן ארגוני?
חוסן ארגוני הוא היכולת להתמודד עם שינויים פתאומיים, להסתגל למציאות משתנה, ואף לזהות הזדמנויות חדשות בתוך האתגרים. זו לא רק "שרידות" במובן הבסיסי של המילה, אלא היכולת לשמר את הזהות והמטרה של הארגון גם כשהנסיבות משתנות, ובה בעת להתאים את דרכי הפעולה למציאות החדשה, ואף לצמוח גם כשהתנאים רחוקים מלהיות אידיאליים.
ישנם שבעה מרכיבים מרכזיים של חוסן ארגוני – שבע אסטרטגיות שמחזקות את יכולת הארגון להתמודד עם אתגרים ולצמוח מהם. אלה אסטרטגיות ישימות שאפשר להתחיל ליישם כבר היום, גם אם אתם מתמודדים עם מציאות מורכבת:
- מיקוד בתחומי ההשפעה שלך – בניית מעגלי שליטה
בתקופות של אי-ודאות, חשוב במיוחד להבחין בין מה שנמצא בשליטתכם לבין מה שאינו. התמקדות במה שאתם יכולים להשפיע עליו מחזקת את תחושת המסוגלות שלכם ושל הצוות, ומפחיתה תחושות של חוסר אונים.
טיפים מעשיים ליישום:
שתפו את הצוות בהצלחות הקטנות האלה, כדי לחזק את תחושת המסוגלות הקולקטיבית. זה יזכיר לכם שלמרות הנסיבות המורכבות, עדיין יש לכם יכולת בחירה והשפעה. בעת תמחור שירות חברתי אתם עלולים לחוש שהתהליך 'פחות מקצועי' כי אין מספיק מידע כדי לבצע ניתוח מעמיק.
הכינו יחד עם הצוות רשימת "מעגלי השפעה" – מחולקת לשלוש קטגוריות: מה בשליטתנו המלאה (למשל, איך אנחנו מתקשרים עם הצוות והלקוחות), מה בהשפעתנו החלקית (למשל, שיתופי פעולה עם ארגונים אחרים), ומה מחוץ להשפעתנו (למשל, החלטות ממשלה או המצב הביטחוני).
בתחילת כל שבוע, הגדירו 3-2 תחומים שבהם תמקדו את האנרגיה שלכם, מתוך המעגל הפנימי של "בשליטתנו".
דאגו להצלחות קטנות יומיות – פעולות שאתם יכולים לבצע ולראות את תוצאותיהן. אלה בונות ביטחון ומשפרות את המורל.
2. בניית שגרות מותאמות – עוגנים של יציבות
שגרה מעניקה תחושת יציבות וביטחון גם בזמני אי-ודאות. כשהכל סביבנו משתנה במהירות, שגרות קבועות מספקות עוגנים של יציבות שעליהם אפשר להישען. אין הכוונה לדבוק בשגרה הישנה בכל מחיר, אלא ליצור שגרות חדשות שמתאימות למציאות הנוכחית.
השגרה החדשה עשויה להיראות שונה מאוד מזו שהייתה לפני המשבר, אבל העקביות והצפיות שהיא מספקת חיוניות לחוסן הארגוני. היא מספקת מסגרת שבתוכה אפשר להתמודד עם השינויים והאתגרים.
טיפים מעשיים ליישום:
- יצרו לוח זמנים שבועי קבוע אך גמיש – למשל, יום מסוים בשבוע שמוקדש לפיתוח ותכנון, יום אחר לפגישות עם שותפים, וכן הלאה.
- קיימו פגישות צוות קבועות, עם סדר יום ברור וזמן לעדכונים אישיים.
- שמרו על טקסים ארגוניים. למשל, ארוחות צוות משותפות, ציון ימי הולדת, או טקסים שייחודיים לארגון שלכם.
- חגגו הצלחות וציוני דרך – זה מזכיר לכולם שהעשייה נמשכת וששווה להתאמץ.
שגרות אינן רק "הרגלים נחמדים" הן מספקות תחושת המשכיות והיגיון בתוך אי-הוודאות, ומאפשרות לצוות להתמקד במשימות ובמטרות במקום להיות משותקים מחרדה לגבי העתיד.
3. דאגה לרווחה הנפשית של הצוות – התשתית לכל השאר
הלחץ והחרדה של התקופה הנוכחית משפיעים על כולנו. העומס הרגשי, הדאגה לקרובים, חוסר הוודאות לגבי העתיד – כל אלה משפיעים על היכולת של אנשי הצוות שלכם לתפקד באופן מיטבי. איננו יכולים להתעלם מהרווחה הרגשית של הצוות "עד שהמשבר יחלוף", לכן מנהלים ומנהלות שמקדישים זמן ותשומת לב לרווחה הנפשית של הצוות, מחזקים את החוסן הארגוני כולו.
טיפים מעשיים ליישום:
- הקצו זמן בישיבות צוות לשיתוף תחושות ורגשות – זה לא "בזבוז זמן" אלא השקעה בחוסן הארגוני.
- ספקו משאבים לתמיכה נפשית – למשל, סדנאות להתמודדות עם מתח וחרדה, הדרכות מיינדפולנס, או גישה לייעוץ פסיכולוגי במידת הצורך.
- אפשרו גמישות בשעות העבודה והתאמה של עומס העבודה, בהתאם לצרכים האישיים של אנשי הצוות.
- הכירו בכך שאנשים מתמודדים באופן שונה, והגמישו את הציפיות בהתאם. מה שנראה כמו "חוסר מוטיבציה" עשוי להיות ביטוי של שחיקה או חרדה.
- שמשו דוגמה אישית – שתפו גם את האתגרים שלכן כמנהלות והדרכים שבהן אתן מתמודדות. צוות שמרגיש נתמך ומוערך יהיה בעל יכולת טובה יותר להתמודד עם אתגרים וללמוד מהם.
4. תקשורת ברורה ושקופה – מפתח לבניית אמון
בזמני אי-ודאות, תקשורת טובה היא מפתח להפחתת חרדה ולבניית אמון. כאשר המציאות מסביב משתנה במהירות ואי-הוודאות גבוהה, חוסר מידע יוצר חלל שלרוב מתמלא בחששות ובשמועות. שיתוף הצוות במידע, בהחלטות ובתהליכים מחזק את תחושת השליטה והביטחון.
טיפים מעשיים ליישום:
- קיימו עדכונים קבועים לכל הצוות באמצעות פגישות, ניוזלטר פנימי או קבוצת עדכונים.
- הפכו את התקשורת לדו-כיוונית. אל תסתפקו בהעברת מידע מלמעלה למטה, צרו ערוצים לשאלות ולמשוב והצעות מהצוות.
- הסבירו את השיקולים מאחורי החלטות חשובות – זה מחזק את המחויבות ליישומן.
- שימרו על איזון בין כנות לבין תקווה. היו כנים עם הצוות לגבי אתגרים ואי-ודאויות, אך גם אופטימיים לגבי היכולת להתמודד איתם.
- התאימו את סגנון ותדירות התקשורת לצרכים המשתנים – בזמני משבר אקוטי, נדרשת תקשורת תכופה יותר אשר בונה תחושה של שותפות גורל.
5. גמישות וחדשנות ארגונית – היכולת להמציא את עצמך מחדש
ארגונים שמצליחים להתאים את עצמם במהירות למציאות המשתנה, הם אלה ששורדים ואף צומחים במשברים.
גמישות היא היכולת לשנות את דרכי העבודה או סדרי העדיפויות. מחקרים שנעשו אחרי משבר הקורונה, הראו שהארגונים שהצליחו לשרוד את המשבר היו אלו שהסכימו "לחשוב מחדש" על האופן שבו הם מגשימים את מטרתם החברתית בזמן שהם נשארו נאמנים לחזון ולערכים שלהם.
טיפים מעשיים ליישום:
- בחנו מחדש את המודל הארגוני שלכם – שאלו את עצמכם מה עדיין רלוונטי, מה צריך להתאים, ומה אולי צריך לזנוח לעת עתה.
- התמקדו במטרה ולא באמצעים – הגדירו מחדש את הדרכים שבהן אתם יכולים להגשים את המטרה החברתית שלכם בתנאים החדשים.
- פתחו מוצרים או שירותים חדשים שמתאימים למציאות הנוכחית.
- עודדו את הצוות להציע רעיונות חדשניים – לעתים קרובות, הרעיונות הטובים ביותר מגיעים מהשטח.
- למדו מארגונים אחרים – חפשו דוגמאות של ארגונים דומים שהצליחו להסתגל, וראו אם אפשר לאמץ רעיונות שעבדו עבורם.
פעולות אלה אינן רק אסטרטגיה להישרדות זמנית, אלה הן יכולות להפוך את הארגון שלכם לחזק ורלוונטי יותר גם בטווח הארוך.
6. חיזוק תשתיות דיגיטליות – הבסיס לגמישות תפעולית
הטכנולוגיה היא מפתח מרכזי לגמישות ולהמשכיות בתקופות של מגבלות פיזיות ואי-ודאות. מגפת הקורונה המחישה לנו עד כמה חיוני לארגונים היום לשלוט בכלים דיגיטליים ולהטמיע אותם בליבת העבודה.
תשתיות דיגיטליות חזקות מאפשרות לארגון שלכם להמשיך לפעול גם כאשר העבודה הפיזית נפגעת, להגיע לקהלים חדשים, ולשפר את היעילות התפעולית בחירום, אך גם בשיגרה.
טיפים מעשיים ליישום:
- אמצו כלים דיגיטליים לניהול משימות ופרויקטים – פלטפורמות כמו Trello, Monday, ו- Google Workspace יכולות לשפר משמעותית את התיאום והיעילות.
- בנו מאגר נתונים מרכזי בענן הנגיש לכל הצוות – כך שמידע חיוני אינו "כלוא" במחשב של אדם אחד או במשרד שאולי אין אליו גישה.
- פתחו ערוצים דיגיטליים להגעה ללקוחות או מוטבים, כמו אתר אינטרנט מעודכן, נוכחות ברשתות חברתיות, ניוזלטר ושימוש בפלטפורמות למתן שירותים מקוונים.
- הכשירו את הצוות לעבודה אפקטיבית מרחוק – לא מספיק לספק את הכלים; חשוב לוודא שכולם יודעים להשתמש בהם באופן אפקטיבי.
- השקיעו במערכות אבטחת מידע, כדי להגן על המידע של הארגון מפני אירוע אבטחה, שעלול להשבית את פעילותו.
7. בניית רשת תמיכה ושותפיות – יחד חזקים יותר
אף ארגון אינו אי בודד, ובתקופות מאתגרות במיוחד, שותפויות יכולות להיות מכפיל כוח משמעותי. רשת חזקה של שותפים, כמו ארגונים אחרים, עסקים, גורמים מהמגזר הציבורי, ואפילו מתחרים לכאורה – יכולה לספק משאבים, תמיכה ורעיונות שיסייעו לארגון שלכם לשרוד ולצמוח.
טיפים מעשיים ליישום:
- מפו את הארגונים והגופים הפועלים בתחום שלכם או בתחומים משיקים, וחפשו נקודות חיבור והשלמה.
- חזקו קשרים עם ארגונים בעלי מטרות דומות, וצרו מיזמים משותפים שמנצלים את היתרונות היחסיים של כל ארגון.
- זהו משאבים, יכולות וידע שאתם יכולים לחלוק עם אחרים, ושהם יכולים לקבל מכם.
- שתפו משאבים פיזיים ואנושיים. למשל, שימוש משותף במשרדים או בציוד, הכשרות משותפות, או מאגר מתנדבים, יכולים לחסוך בעלויות לכלל השותפים.
- פנו לארגוני-גג ורשתות מקצועיות לתמיכה וייעוץ – הם יכולים לספק מידע, הכוונה ולפעמים גם תמיכה חומרית.
ליישם את האסטרטגיות – הצעדים הראשונים בדרך
לא צריך לעשות הכל בבת אחת. למעשה, יישום הדרגתי ומתוכנן של האסטרטגיות האלה יהיה אפקטיבי יותר מניסיון לשנות הכול במכה אחת. הנה כמה צעדים מעשיים שיעזרו לכם להתחיל:
- בצעו הערכת מצב כנה של הארגון שלכם – בחנו את החוזקות, החולשות, האיומים וההזדמנויות (ניתוח SWOT). היעזרו בצוות ובשותפי מפתח כדי לקבל תמונה מלאה ואובייקטיבית.
- בחרו שתי אסטרטגיות שנראות לכם הכי רלוונטיות למצב הארגון שלכם כעת. התמקדו באלה שיכולות לתת את התמורה המשמעותית ביותר ביחס למשאבים שנדרשים ליישומן.
- הגדירו 3-2 פעולות קונקרטיות ליישום בשבועיים הקרובים, לכל אחת מהאסטרטגיות שבחרתם. הפעולות צריכות להיות מוגדרות, מדידות, בנות השגה, רלוונטיות ותחומות בזמן (SMART).
- שתפו את הצוות בתהליך ובקשו מהם רעיונות נוספים. זה לא רק יביא תובנות חדשות, אלא גם יגביר את המחויבות של הצוות ליישום.
- תעדו הצלחות וכישלונות – שניהם מהווים הזדמנות ללמידה וצמיחה. קיימו דיונים תקופתיים עם הצוות כדי להעריך את ההתקדמות ולהתאים את התוכניות לפי הצורך.
- חגגו הצלחות קטנות – זה חיוני לשמירה על המוטיבציה ולבניית תנופה. הכירו בהתקדמות, גם אם היא קטנה.
- לאחר שהתבססתם באסטרטגיות הראשונות, התקדמו לאסטרטגיות נוספות. תהליך הדרגתי זה יאפשר לארגון להתאים את עצמו בצורה אורגנית ומשמעותית.
לבסוף, זכרו: המציאות אולי לא תספק ודאות בקרוב – אך בהחלט ניתן לספק לעצמנו ולעובדינו כלים להתמודד עם חוסר הוודאות בצורה בריאה ומקיימת. בניית החוסן היא מרתון, לא ספרינט. התהליך אמנם דורש סבלנות והתמדה, אך כל צעד קטן מקרב אתנו לארגון חזק, גמיש ועמיד, גם בזמנים המאתגרים ביותר.
